Assistance à maîtrise d’ouvrage pour la mise en ligne des collections

À propos du projet

Le musée Guimet conserve l’un des fonds les plus riches d’Europe dédiés aux arts asiatiques : près de 65 000 œuvres, environ 600 000 photographies, des collections d’archives, de manuscrits et de ressources documentaires de grande valeur scientifique.

Dans le cadre de son projet d’établissement, la Villa Guimet a souhaité engager un chantier structurant : la création d’un portail des collections, destiné à rendre ces fonds accessibles en ligne, à destination des chercheurs, des amateurs éclairés et du grand public.

Pour sécuriser ce projet complexe et stratégique, le musée a confié à Minit-L une mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) couvrant l’ensemble des phases amont : cadrage, définition des besoins, rédaction des cahiers des charges et accompagnement à la sélection des prestataires.

Enjeux du projet

Ce projet soulevait plusieurs enjeux majeurs :

• Patrimoniaux
  Valoriser et diffuser des collections exceptionnelles tout en garantissant leur intégrité scientifique et leur pérennité numérique.
• Techniques
  Concevoir une architecture capable d’agréger et de faire dialoguer des sources de données hétérogènes (bases métiers, contenus numériques, futurs outils archivistiques), dans le respect des standards d’interopérabilité.
• Organisationnels
  Fédérer des équipes aux métiers très différents (collections, bibliothèque, archives, photographie, SI, médiation) autour d’une vision commune et de besoins partagés.
• Publics et usages
  Concevoir un futur portail à la fois rigoureux sur le plan scientifique et accessible à des publics variés, en intégrant dès l’amont les enjeux d’UX, d’accessibilité (RGAA) et de médiation.
• Méthodologiques et juridiques
  Sécuriser la procédure de marché public en produisant des cahiers des charges clairs, exploitables et réellement discriminants pour identifier les bons prestataires.

Mission de Minit-L

Minit-L est intervenu en tant qu’assistant à maîtrise d’ouvrage, avec un rôle de conseil stratégique, de facilitateur et de garant méthodologique.

La mission s’est structurée autour de trois grandes phases :

1. Cadrage et recueil des besoins

• Organisation d’ateliers et d’entretiens avec l’ensemble des pôles du musée
• Analyse des usages existants et des contraintes métiers
• Identification des enjeux techniques, fonctionnels et organisationnels
• Formalisation d’une vision partagée du futur dispositif

2. Rédaction des cahiers des charges

• Rédaction d’un cahier des charges pour l’entrepôt de données, destiné à agréger et moissonner les différentes bases existantes
• Rédaction d’un cahier des charges pour le portail de diffusion des collections, connecté au site du musée
• Intégration des exigences liées à l’accessibilité, à l’interopérabilité, à la sécurité et à la protection des données
• Prise en compte des contraintes de planning et des capacités organisationnelles du musée

3. Assistance à la consultation et à la sélection

• Analyse du marché et identification de prestataires qualifiés
• Définition des critères de jugement des offres
• Analyse comparative des candidatures (technique, fonctionnelle, financière)
• Aide à la décision et sécurisation de la sélection finale

Expertises mobilisées

Ce projet illustre pleinement le positionnement de Minit-L sur des projets culturels complexes, à la croisée du numérique, des contenus et des systèmes d’information :

• Assistance à maîtrise d’ouvrage sur des projets patrimoniaux et institutionnels
• Cadrage stratégique et méthodologique de projets numériques complexes
• Interfaçage de systèmes documentaires et enjeux d’interopérabilité (bases de collections, bibliothèques, archives)
• Rédaction de cahiers des charges structurants et opérationnels
• Gestion de projets multi-acteurs
• Prise en compte des enjeux d’UX, d’accessibilité et de médiation culturelle dès les phases amont
• Accompagnement à la passation de marchés publics

Valeur ajoutée de Minit-L

• Une double culture conseil / réalisation, permettant de formuler des recommandations réalistes et actionnables
• Une expérience éprouvée des institutions culturelles et patrimoniales, sur des projets de mise en ligne de collections et de ressources documentaires
• Une capacité à faire dialoguer enjeux scientifiques, techniques et éditoriaux
• Une posture de tiers de confiance, facilitant les échanges entre les équipes du musée et les futurs prestataires

Résultat

À l’issue de la mission, le musée Guimet dispose :

• de cahiers des charges clairs, structurés et partagés,
• d’un cadre de consultation sécurisé,
• d’une vision solide pour engager la mise en œuvre opérationnelle de son futur portail des collections.